2. Tanımlama İşlemleri

İntibak işlemleri ile ilgili tanımlamaların yapıldığı bölümdür. Tanımla başlığı altında Harf Grupları ve Üniversite Harf Grupları yer almaktadır.

2.1. Harf Grupları ve İşlemleri

Üniversitelerdeki başarı notlarının tanımlandığı, eşleştirildiği ve önceden yapılan tanımlamaların ve eşleştirmelerin bulunduğu ara yüzdür. Örnek teşkil etmesi açısından hazırlanan harf gruplarının görüntüsü Görüntü 1’de sunulmuştur.

Görüntü 1. Harf Gruplarının Ara Yüz Görüntüsü

Görüntü 2. Harf grubu ekleme penceresi

Örnek olması açısından bir harf grubu tanımlanmıştır (bkz. Görüntü 3). Harf Grup Adı olarak Geçti, Kaldı, Devamsız girilmiştir. Harf Grubu Görüntüleme Adı G, K, D (Geçti, Kaldı, Devamsız kelimelerinin baş harfleri olarak girilmiştir) olarak girilmiş ve Yönetmelik Adı açılır menüden 50’den düşükse K (Kalır) yüksek ise G (Geçer) seçilmiştir. Açıklama bölümüne ise G=Geçti, K=Kaldı, D=Devamsız hatırlatma amacı ile yazılmıştır. Burada kişi istediği gibi Harf Grup Adı, Harf Grup Görüntüleme Adı, Açıklama girebilirken Yönetmelik Adı bölümünü daha önceden OBS’de tanımlı olan yönetmeliklerden birini seçmek zorundadır.

Görüntü 3. Örnek Harf Tanımlama İşlemi

Görüntü 3’deki bölümler doldurulduktan sonra kaydet () butonuna basılır, modül ilgili verileri kaydettikten sonra Harf Grup Tanımlama İşlemi penceresini otomatik olarak kapatır. Bu işlemin ardından ilgili harf grup tanımlamaları Harf Grup ekranına eşleştirmesi yapılmadan düşer (bkz. Görüntü 4). 

Görüntü 4. Eşleştirme liste görüntüsü

İşlenen harf grupların eşleştirmesinin yapılabilmesi ilgili harf grubu satırında eşleştir () butonuna basılır. Eşleştir butonuna basıldıktan sonra Görüntü 5’teki pencere açılır. Gelen pencerede Harf Grup Tanımlama işlemleri penceresindeki bilgilerin aynısının gelirken farklı olarak eşleştirme yapılacak bölüm de gelmektedir. İlişkilendirilen yönetmelik gereğince geçme notu 50 olduğundan pencerenin alt bölümde yer alan yerlere; G harfine karşılık “50 ve üzeri” ifadesi, K harfine karşılık “50’den küçük” ifadesi, D harfine karşılık olarak da “Devamsız” yazılabilir. Ardından kaydet () butonuna basılarak ilgili harf grubunun eşleştirmesi yapılmış olur. Eşleştirmesi yapılarak kaydedilen bir dersin eşleştirmesinde bir düzenleme vb. işlem yapılacak ise işlenen harf grupların eşleştirmesinin yapılabilmesi ilgili harf grubu satırında eşleştir () butonuna basılı.

Görüntü 5. Harf grupları eşleştirme görüntüsü

2.2. Üniversite Harf Grupları

2.2.1. Üniversite Harf Grup Tanımlama/Ekleme

Üniversite harf grup tanımlamaya ilişkin işlemlerin yapıldığı bölümdür. Bu bölüme ilişkin ara yüz görüntüsü Görüntü 7’de verilmiştir.

Görüntü 7. Üniversitelerin Harf Tanımlama Ara yüzü

Üniversitelere ait harf gruplarının tanımlanabilmesi için ilgili üniversitenin satırındaki görüntüle () butonuna basılır. Böylelikle ilgili üniversiteye ait daha önce yapılmış tanımlamalar listesi sağ taraftaki boşlukta listelenir (bkz. Görüntü 8).

Görüntü 8. Üniversite harf grup tanımlamalarının liste görüntüsü

Görüntü 9. Üniversite harf grubu hızlı ekle ara yüzü

İkinci yolda ise Görüntü 8 yer alan üniversitelerden hangisi olduğu bulunur ve ilgili üniversitenin satırında yer alan görüntüle () butonuna basılarak üniversite ile ilgili daha önce yapılan işlemlerin açılması sağlanır (bkz. Görüntü 8). Örnek olması amacıyla Görüntü 10 aşağıda sunulmuştur. Açılan listenin sol üst köşesinde yer alan Harf Grubu Ekle () butonuna basılır. Bu sefer Görüntü 9’daki görüntüden farklı olarak sadece Harf Grupları Adının mevcut olduğu pencere açılır. Açılan bu pencereden sadece Harf Grup Adı seçimi yapılır ve ardından kaydet () butonuna basılır.

Görüntü 10. Bir üniversitenin tanımlanmış harf grup görüntüsü

Yapılan işlem daha önceden yapılmış ise modül şeklinde “Hata oluştu: İlgili Kayıt Mevcuttur” uyarı verir ve bu işlemi tekrarlamaz.

2.2.2. Üniversite Harf Grup Silme

3. Başvuru Sayfası ve İşlemleri

İntibak işlemlerinin bir diğer alt bileşeni olan başvuru sayfası, daha önceden tanımlanan üniversite harf grupları ile öğrencilerin intibak işlemleri için derslerinin eşleştirileceği kısımdır. Başvuru sayfasının ara yüzü Görüntü 11’de verilmiştir.

3.1. Başvuru Ekleme İşlemleri

İntibak işlemlerine başvuru eklemek isteyen kişi başvuru sayfasının sağ üst kısmında yer alan ekle () butonuna basarak ekleme penceresini açar. Başvuru penceresi Görüntü 12’de verilmiştir. İntibak başvuru işlemlerine başlayabilmek için öncelikle öğrencinin seçilmesi gerekir. Bunun için de pencerenin üst kısmında yer alan arama satırına öğrencinin numarası, adı soyadı ya da T.C. kimlik numarası ile arama yaptırılarak öğrenci seçilir. Öğrenci seçim işleminin ardından öğrenciye ilişkin Öğrenci No, Adı Soyadı, Birimi, Bölümü, Ana Bilim Dalı, Programı, Öğretim Türü ve Danışmanı bilgileri otomatik olarak doldurulmaktadır. Öğrenciye ait bilgiler doldurulduktan sonra intibak işlemine ait bilgilerin (işlem türü, üniversite adı, harf grup adı) doldurulması gerekir. Bu bölümdeki işlem türü, üniversite adı, harf grup adı bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurulması gerekirken, açıklama bölümünün doldurulup doldurulmaması isteğe bırakılmıştır. İlgili yerler doldurulduktan sonra kaydet () butonuna basılarak pencere kapatılır. 

Görüntü 12. Başvuru ekleme penceresinin görüntüsü

Öğrenci bilgileri ve intibak için gerekli bilgiler eklendikten sonra bu işleme ilişkin bilgiler Görüntü 11’de verilen sayfada görünür hale gelir. Görüntü 11’de sunulan sayfada iken görüntüle () butonu kullanılarak herhangi bir başvurunun görüntülenmesi sağlanabilir. Görüntüleme seçeneğinden herhangi bir düzenleme yapılamadığı, sadece ilgili başvuruya ait bilgilerin görüntülendiği unutulmamalıdır.

İntibak başvuru süreci başlatılan bir öğrenci ile ilgili olarak bir yanlışlık yapıldığı tespit edilmişse ya da herhangi bir bilginin değiştirilmesi gerekiyorsa düzenle () butonuna basılarak bilgiler güncellenebilir. Düzenle () butonuna basıldıktan sonra Görüntü 12’deki pencerenin ilgili öğrenciye ait bilgiler doldurulmuş bir şekilde yeniden açılacaktır. Gerekli bilgilere ilişkin güncellemeler yapıldıktan sonra düzenle () butonuna basılarak pencere kapatılır.

3.3. Başvuru Ders Ekle/Çıkar İşlemleri

İntibak başvuru sürecindeki öğrenci için tanımlama ve üniversite harf sistemleri tanımlama işlemlerinden sonra ders ekle/çıkar () butonuna basılarak ders ekleme ve çıkarma süreci başlatılmış olur. Ekleme ve çıkarma işlemlerinin yapılabileceği pencere Görüntü 13’te verilmiştir. Pencerenin sol üst köşesinde yer alan ders ekle () butonuna basılarak ders ekleme süreci başlatılmış olur.

Görüntü 13. İntibak ders ekleme ve çıkarma penceresi

Ders ekle () butonuna basıldıktan sonra öğrencinin bağlı olduğu programa ait müfredattaki derslerin listelendiği bir pencere açılır. Bu pencere Görüntü 14’te verilmiştir. Listelenen derslerin son sütununda yer alan ve seç olarak isimlendirilen sütundaki kutucuklardan bir ya da birden çoğu seçilebilir. Seçimin ardından ekle () butonuna basılarak sürece devam edilir. Seç sütununa bakıldığında bazı derslerin karşında kutucukların olmadığı görülmektedir. İntibak işlemi yapılacak öğrencinin daha önceden almış ve notlandırması yapılmış dersleri intibak sürecine dahil edilmeyeceğinden dolayı bu derslerin sütunlarında seç kutucuğuna yer verilmemiştir.

Görüntü 14. Ders ekleme penceresinin görüntüsü

Öğrenci için intibakı yapılacak dersler seçildikten sonra Görüntü 15’teki gibi bir pencere açılır. Ders ekleme penceresine kolay dönüşü sağlayabilmek için pencerenin sol üst köşesinde Ders ekle() butonuna yer verilmiştir. Pencerenin sol tarafında öğrencinin bağlı olduğu üniversitedeki derslere yer verilirken, pencerenin sağ tarafında ise intibakı yapılacak derslere yer verilmiştir. Öğrencinin bağlı olduğu üniversitedeki dersler pencerenin sol tarafında intibak işlemleri kapsamında yapılan tanımlama ve eşleştirmeler aracılıyla otomatik olarak doldurulurken, sağ tarafta yer alan ders kodu, ders adı, harf notu bilgileri manuel olarak kullanıcı tarafından doldurulur. İlgili boşluklar doldurulduktan sonra kaydet () butonuna basılır.

Görüntü15. İntibak yapılacak dersler

Öğrencinin intibakı yapılacak dersler seçilip karşılıkları doldurulduktan sonra kaydet() butonuna basılınca aynı pencere tekrar kullanıcının karşısına gelir. Gelen pencerede kaydet() butonu yerine onaya gönder() butonu gelir. İntibak yapılacak dersler ve karşılıkları Görüntü 16’da verilmiştir. Kullanıcı intibakı yapılacak dersleri ve karşılıklarını eksiksiz bir şekilde modüle girmiş ise onaya gönder butonu ile dersleri onaya sunar. Bu işlemin ardından Görüntü 11’de boş hali verilen başvuru sayfasında öğrencinin bilgilerinin bulunduğu satırın sonunda ders onay/ret() butonu görünür. 

Görüntü 16. İntibak yapılacak dersler ve karşılıkları

Yapılan intibak işlemlerinde herhangi bir eksiklik ya da yanlışlık varsa bu sefer kullanıcı ilgili dersin satırının sonundaki silme() butonunu kullanarak dersi silebilir. Ardından “İlgili kaydını silmek istediğinizden emin misiniz?” pop-up penceresi açılır. “Hayır” seçilirse modül herhangi bir işlem yapmadan ara yüze dönüş yapar. “Evet” seçilirse ilgili üniversite ile harf grubu eşleştirmesi silinmiş olur.

3.4   Başvurularda Muafiyet İşlemleri

İlgili birim ya da kullanıcı tarafından eksiksiz bir şekilde doldurulan ve onay/redde sunulan intibak dersleri aynı ekranda () butonuna tıklandığında Görüntü 17’deki bir pencere içinde kullanıcının karşısına çıkar. Dersler ile ilgili herhangi bir yanlışlık ya da eksiklik gibi bir durum varsa ders ekle/çıkar gönder () butonu ile geri gönderilir. Dersler ile ilgili herhangi bir yanlışlık, eksiklik vb. gibi bir durum yoksa her bir eşleşme kontrol edilerek kabul() ya da ret () butonlarından biri tercih edilir. Kabul() butonunu seçen kullanıcılar “ABC1234 – Ders Adı adlı ders için yapılan başvuru onaylanacaktır. Emin misiniz?” pop-up penceresi ile karşılaşırlar. Evet seçildiğin işlem onaylanır, hayır seçildiğinde ise herhangi bir değişiklik yapılmadan Görüntü 17’deki pencereye geri dönülür. Ret()  butonunu seçen kullanıcılar “ABC4321 – Dersin Adı adlı ders için yapılan başvuru reddedilecektir. Emin misiniz?” pop-up penceresi ile karşılaşırlar. Evet seçildiğin işlem onaylanır, hayır seçildiğinde ise herhangi bir değişiklik yapılmadan Görüntü 17’deki pencereye geri dönülür. Bu şekilde intibak işlemi için sunulan derslerin tamamı kabul ya da reddedilir.

Görüntü 17. İntibak dersleri onay/ret penceresi

Kabul ya da ret işlemi yapılan dersin işlemler bölümünün görüntüsü Görüntü 18’de sunulmuştur. Kabul olarak onaylanan dersin durum kısmında “Onaylandı” ifadesi yer alırken, işlemler kısmında ise sadece ret() butonu gözükmektedir. Yapılan kabul/ret işlemin değiştirilmesi söz konusu olduğunda işlemler sütunundan yapılabilmesi için modül bu şekilde tasarlanmıştır. Bir başka ifade ile dersin intibakının kabul edilip edilmediğinin bilgisi “Durum” sütunundan kontrol edilmesi amaçlanırken, işlemin tersinin gerçekleştirilmesi amacıyla da “İşlemler” sütununda ters işlemine yer verilmiştir. Görüntü 18’de de görülebileceği gibi ilk dersin intibakına onay verilirken, ikinci dersin intibakına onay verilmemiştir. Ayrıca dersin işlem kısmında kabul (  ) ya da ret (  )  butonlarının ikisinin aynı anda görülmesinden hareketle bu ders için henüz kabul (  ) ya da ret(  ) kararının vermediği çıkarılabilir.

Görüntü 18. Kabul/ret işlemi yapılan dersin görüntüsü

Tüm sürecin başarı ile tamamlandığından emin olunduktan sonra Muafiyet Atamaya Gönder (  )butonu ile muafiyet atama sürecinin son basamağına gelinir. Muafiyet atamaya gönder(  )basıldıktan sonra ekranda işlemler kısmında yer alan ( ) butonuna basıldığında Görüntü 19’de verilen pencere ile karşılaşılır.

Görüntü 19. Ders muafiyet atama işlemleri penceresi

Derslerle ilgili bir yanlışlık ya da eksiklik olduğu tespit edilirse, onaya gönder () butonuna basılarak İntibak dersleri onay/ret penceresine dönüş yapılabilir. İşlemler başlığından bekleyen muafiyet durumunu () butonuna tıklanarak onay verilebilir. Eğer reddedilecek ise () butonuna tıklanır ve reddedilir. Derslerle ilgili bir yanlışlık ya da eksiklik yoksa süreci tamamla butonuna basılarak () intibak derslerinin eşleştirilmesi tamamlanmış intibak başvuru süreci tamamlanmış ve OBS aktarımı yapılmış olur.

3.5.   Başvuru Silme İşlemleri

Bir öğrenciye ait intibak başvurusunu silme işlemi için Görüntü 11’de yer alan ara yüzde listelenen başvurulardan ilgili öğrencinin başvuru satırındaki silme (  ) butonuna basılır. Ardından “İlgili kaydını silmek istediğinizden emin misiniz?” pop-up penceresi açılır. “Hayır” seçilirse modül herhangi bir işlem yapmadan ara yüze dönüş yapar. “Evet” seçilirse ilgili üniversite ile harf grubu eşleştirmesi silinmiş olur.

4.        Çıktı Alma İşlemleri

İntibak işlemleri modül içerisinde herhangi bir sayfada ilgili listenin çıktısının alınabilmesi için üç farklı çıktı butonuna yer verilmiştir. İlgili sayfadaki listenin çıktısını almak için Excel Çıktısı Al( ) , Word Çıktısı Al (  ) ve Pdf Çıktısı Al (  ) şeklinde sıralanabilir. İlgili listenin sağ üst köşesine yerleştirilen bu butonlardan ihtiyaç duyulana tıklandığında liste istenilen formata otomatik olarak çevrilir ve indirme işlemi gerçekleşir.

İntibak başvuru sürecindeki öğrenci için tanımlama ve üniversite harf sistemleri tanımlama işlemlerinden sonra ders ekle/çıkar ( ) butonuna basılarak ders ekleme ve çıkarma süreci başlatılmış olur. Ekleme ve çıkarma işlemlerinin yapılabileceği pencere Görüntü 13’te verilmiştir. Pencerenin sol üst köşesinde yer alan ders ekle( ) butonuna basılarak süreç başlatılmıştır.